Negli ultimi aggiornamenti del gestionale immobiliare di GestionaleRe.it è stato introdotto un intervento strutturale sulla gestione dell’informativa privacy e dei consensi marketing, con un obiettivo molto preciso: rafforzare la tutela dell’agenzia immobiliare in qualità di titolare del trattamento ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
Quando un’agenzia immobiliare utilizza un gestionale in cloud per trattare dati personali di clienti, proprietari o contatti, non è sufficiente inserire una semplice spunta o compilare un campo generico. Il GDPR impone che il titolare sia in grado di dimostrare la liceità del trattamento, la correttezza delle modalità di raccolta dei dati e la validità degli eventuali consensi. Questo principio, noto come accountability, richiede non solo regole formali, ma sistemi concreti di tracciabilità e prova.
L’adeguamento introdotto in GestionaleRe.it nasce proprio da questa esigenza: trasformare la gestione privacy da elemento formale a processo verificabile, coerente e difendibile nel tempo.
Perché questo adeguamento GDPR era necessario
Nel gestionale immobiliare, i dati personali inseriti dalle agenzie sono ospitati su infrastrutture gestite da GestionaleRe.it, che opera quale responsabile del trattamento, mentre l’agenzia rimane titolare autonomo. Questo assetto implica una distinzione chiara di ruoli, ma richiede anche che il sistema tecnico supporti il titolare nell’adempimento dei propri obblighi normativi.
Il GDPR stabilisce che ogni trattamento deve poggiare su una base giuridica valida e che, in caso di consenso, questo debba essere libero, specifico, informato e inequivocabile, oltre che dimostrabile. Inoltre, l’informativa deve essere fornita prima della raccolta dei dati e può essere resa anche oralmente, purché sia chiara, completa e verificabile nel rispetto delle caratteristiche indicate dal Regolamento – Guida all’applicazione del Regolamento UE 2016/679.
Nella prassi operativa di molte agenzie immobiliari, tuttavia, si sono create nel tempo situazioni ambigue: informative non tracciate, consensi impliciti, registrazioni incomplete o prive di elementi probatori. Queste “zone grigie” rappresentano uno dei principali fattori di rischio in caso di contestazione.
L’aggiornamento del gestionale interviene proprio su questo punto, eliminando l’ambiguità attraverso un modello basato su separazione logica dei concetti, tracciamento tecnico automatico e coerenza sistemica.
Informativa privacy: obbligo di informare, non consenso
Uno degli aspetti più fraintesi nella gestione dei dati personali riguarda la differenza tra informativa e consenso. L’informativa privacy è un obbligo del titolare e rappresenta la comunicazione all’interessato delle finalità, delle basi giuridiche, dei diritti esercitabili e degli elementi previsti dagli articoli 13 e 14 del GDPR. Non equivale al consenso e non deve essere confusa con esso.
La Guida del Garante chiarisce che l’informativa può essere resa anche oralmente, oltre che in forma scritta o elettronica, purché rispetti i requisiti di chiarezza, trasparenza e completezza Guida all applicazione del Rego…
Partendo da questo presupposto, GestionaleRe.it ha introdotto una gestione strutturata dell’informativa, che consente all’agenzia immobiliare di registrare la modalità con cui l’informazione è stata resa – cartacea, elettronica o verbale – mantenendo una logica coerente con la realtà operativa del settore.
Quando l’informativa viene registrata, il sistema memorizza automaticamente data, ora, operatore e indirizzo IP. In assenza di registrazione, tali dati rimangono vuoti. Questo approccio evita presunzioni implicite e crea una prova oggettiva dell’avvenuta informazione, in linea con il principio di responsabilizzazione del titolare.
Consenso marketing: espresso, separato, non interpretabile
Diverso è il tema del consenso per finalità di marketing. Il GDPR richiede che il consenso sia manifestato attraverso una dichiarazione o azione positiva inequivocabile e che il titolare sia in grado di dimostrarne l’esistenza
Nel gestionale immobiliare di GestionaleRe.it il consenso marketing è completamente separato dall’informativa. Non esistono automatismi né presunzioni. La presenza di un contatto non comporta la possibilità di utilizzarlo per comunicazioni promozionali.
Se il consenso marketing non è stato registrato in modo esplicito, il sistema impedisce qualsiasi iscrizione a newsletter o liste promozionali, anche in caso di tentativi manuali. Il blocco non è solo visivo, ma applicato anche a livello di sistema, così da evitare esecuzioni non autorizzate.
Quando il consenso è invece presente, vengono registrati data, ora, operatore e IP, creando una traccia storica consultabile. Questo meccanismo riduce drasticamente il rischio di contestazioni fondate su ricostruzioni imprecise o dichiarazioni non documentate.
Gestione GDPR più solida per la tua agenzia immobiliare
La gestione strutturata di privacy e consensi marketing è una tutela concreta per chi lavora ogni giorno con i dati dei clienti. Scopri come il gestionale immobiliare di GestionaleRe.it supporta le agenzie immobiliari in modo conforme e sicuro.
Scopri il gestionale immobiliareTracciabilità completa e coerenza dei log
Un sistema di gestione privacy è realmente efficace solo se i log sono coerenti, leggibili e non manipolabili nel tempo. Per questo motivo è stata introdotta una normalizzazione dell’identità dell’operatore e dell’indirizzo IP, così che ogni azione sia sempre attribuibile e non esistano registrazioni anonime o ambigue.
La tracciabilità non riguarda solo la scheda cliente, ma l’intero sistema. Ogni operazione rilevante viene collegata a un utente specifico, con dati temporali certi.
Audit trail append-only: la storia non si riscrive
Accanto allo stato attuale dei dati, il gestionale mantiene uno storico separato che registra gli eventi rilevanti in modalità append-only. Questo significa che le informazioni non vengono sovrascritte, ma si stratificano nel tempo.
Creazione del cliente, variazioni dei consensi, modifiche ai dati identificativi o aggiornamenti delle preferenze vengono conservati con riferimento a data, operatore, IP e stato dei consensi in quel momento. Questo modello è pensato per essere “audit-ready”, ossia pronto a essere esibito in caso di verifica o contestazione.
Un sistema che previene l’errore
L’obiettivo dell’adeguamento non è solo registrare ciò che accade, ma prevenire comportamenti non conformi. Se manca l’informativa, il sistema lo segnala. Se si tenta un invio marketing senza consenso valido, l’azione viene bloccata. Se i requisiti non sono completi, l’operatore viene guidato prima che l’errore si trasformi in problema.
In questo modo la conformità non dipende esclusivamente dall’attenzione del singolo operatore, ma è supportata dall’architettura stessa del gestionale.
Lavora con più serenità nella gestione dei dati
La gestione corretta di privacy e consensi non è solo un obbligo normativo, ma una protezione reale per l’agenzia immobiliare. Il gestionale immobiliare di GestionaleRe.it nasce per supportarti in questo percorso.
Richiedi un preventivo per il gestionale immobiliareCosa cambia davvero per l’agenzia immobiliare
Questo aggiornamento rappresenta un passaggio da una gestione formale della privacy a una gestione strutturata e dimostrabile. L’agenzia immobiliare rimane titolare del trattamento e responsabile delle basi giuridiche su cui fonda le proprie attività, ma può contare su uno strumento progettato per ridurre il rischio operativo e aumentare la difendibilità delle proprie scelte.
In un contesto in cui il GDPR richiede la capacità di dimostrare la correttezza del trattamento e la validità dei consensi, disporre di un sistema che integra tracciamento, blocchi automatici e storico non alterabile rappresenta un elemento di tutela concreta.
L’adeguamento introdotto in GestionaleRe.it non si limita a soddisfare un requisito normativo. Mira a creare una cultura operativa più consapevole, in cui la gestione dei dati personali diventa parte integrante della professionalità dell’agenzia immobiliare.
In un mercato basato sulla fiducia, la trasparenza e la responsabilità nella gestione dei dati non sono solo un obbligo di legge, ma un valore competitivo.
FAQ – Privacy e consensi nel gestionale immobiliare GestionaleRe.it
Il GDPR richiede davvero il tracciamento del consenso?
Sì. Il GDPR richiede che il titolare possa dimostrare di aver ottenuto un consenso valido o di aver fornito un’informativa adeguata.
L’informativa privacy equivale al consenso marketing?
No. Sono due concetti distinti e devono rimanere separati.
Cosa succede se un operatore prova a inviare marketing senza consenso?
Il sistema lo blocca automaticamente, sia a livello di interfaccia che di backend.
Queste modifiche tutelano l’agenzia?
Sì. L’obiettivo principale è ridurre il rischio operativo e aumentare la difendibilità delle scelte dell’agenzia.
Una tutela tecnica che supporta la responsabilità giuridica
Il gestionale immobiliare di GestionaleRe.it è progettato per supportare l’agenzia immobiliare nell’adempimento dei propri obblighi in qualità di titolare del trattamento, offrendo strumenti di tracciabilità, prevenzione dell’errore e conservazione storica delle informazioni.
La responsabilità delle basi giuridiche e delle modalità di raccolta dei dati rimane in capo all’agenzia, come previsto dal Regolamento UE 2016/679, ma l’architettura del sistema è pensata per ridurre le aree di rischio e rafforzare la capacità di dimostrare la correttezza operativa nel tempo.
In questo equilibrio tra responsabilità e tecnologia si inserisce l’adeguamento GDPR di GestionaleRe.it: un modello che non si limita a registrare dati, ma costruisce una tutela concreta e verificabile.
