Come impostare e gestire promemoria automatici per gli appuntamenti nel gestionale immobiliare

Nel lavoro di un’agenzia immobiliare, dimenticare un appuntamento con un cliente o una visita a un immobile può significare perdere un’opportunità. Per questo, il gestionale immobiliare di GestionaleRe.it offre un sistema di promemoria automatici via email per gli appuntamenti.

Questa guida ti spiega passo passo come attivare e configurare i promemoria, come impostarli quando crei o modifichi un appuntamento e come sfruttarli per migliorare l’organizzazione della tua agenda.

Attivare i promemoria automatici

1. Accesso alle impostazioni
Dal menu principale del gestionale, entra nella sezione Impostazioni → Agenda e Appuntamenti.
Qui troverai l’opzione Attiva promemoria email per appuntamenti.

2. Configurazione base

• Attivazione: spunta l’opzione per abilitare l’invio automatico delle notifiche.
• Orario predefinito: imposta un intervallo di tempo (es. 30 minuti, 1 ora, 24 ore prima).
• Mittente e testo base: personalizza l’oggetto e il corpo dell’email (puoi inserire campi dinamici come nome cliente, indirizzo immobile, data/ora appuntamento).

Consiglio: mantieni il testo dell’email chiaro e sintetico, indicando data, ora, luogo e tipo di appuntamento.

Impostare promemoria in fase di creazione o modifica appuntamento

Quando crei un nuovo appuntamento o ne modifichi uno esistente:

1. Apri la schermata Inserimento/Modifica appuntamento.
2. Trova la sezione Promemoria.
3. Seleziona:
   Invio al cliente
   Invio all’agente
4. Imposta tempo di anticipo rispetto all’appuntamento (può differire dal predefinito delle impostazioni globali).
5. Salva l’appuntamento.

Questa funzione è particolarmente utile per appuntamenti importanti come:

• Visite immobiliari con clienti interessati
• Incontri di valutazione immobili
• Riunioni interne con il team

Come vengono inviate le notifiche

I promemoria:

• Vengono inviati via email in automatico dal gestionale
• Contengono i dettagli principali dell’appuntamento
• Possono essere inviati sia al cliente che all’agente incaricato
• Mantengono il layout e lo stile aziendale impostato nelle preferenze del gestionale

Per chi utilizza anche l’integrazione con Google Calendar, è possibile sincronizzare automaticamente gli appuntamenti del gestionale con il calendario Google, ricevendo anche le notifiche native di Google. Puoi approfondire nell’articolo Come sincronizzare Google Calendar con il gestionale immobiliare.

Vantaggi pratici dell’uso dei promemoria

• Riduzione dei no-show: clienti e agenti ricevono un avviso tempestivo.
• Maggiore professionalità: dimostri organizzazione e attenzione.
• Efficienza operativa: meno chiamate di conferma manuali.
• Integrazione fluida con agenda e gestione appuntamenti già in uso.

Link utili

• Agenda appuntamenti immobiliare: organizzare al meglio le visite
• Come sincronizzare Google Calendar con il gestionale immobiliare
• Preventivo gestionale immobiliare GestionaleRe.it

FAQ

Conclusione

I promemoria automatici nel gestionale immobiliare sono uno strumento semplice ma estremamente efficace per garantire puntualità e ridurre il rischio di dimenticare appuntamenti importanti.

Attivando e configurando correttamente questa funzione, potrai assicurarti che ogni incontro con clienti o colleghi sia confermato e ricordato, aumentando la professionalità percepita e l’efficienza operativa.

Integrando i promemoria con Google Calendar e con una gestione ordinata dell’agenda, il rischio di perdere opportunità diminuisce drasticamente. L’obiettivo è avere un flusso di lavoro in cui ogni appuntamento viene gestito in modo puntuale, dal primo contatto fino alla chiusura della trattativa.